In navolging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG, die op 25 mei 2018 van kracht werd, werkt ook de Derde Wereldgroep Soest volgens een privacy protocol.
De Derde Wereldgroep Soest beheert een adreslijst van personen die zich expliciet als donateur hebben opgegeven en van personen die zich kenbaar hebben gemaakt als belangstellende. De volgende gegevens van hen zijn opgeslagen:
Naam, adres en woonplaats, de zogenaamde NAW gegevens. Deze gegevens worden gebruikt om informatie te sturen over de activiteiten van de DWG Soest. Dit betreft in het voorjaar het jaarverslag plus begeleidende brief en in het najaar een informatieve brief aan de donateurs.
Het beheer van deze NAW gegevens is in handen van onze secretaris, die ze op een laptop heeft opgeslagen. De toegang tot deze laptop is met een wachtwoord beveiligd. Een back-up van het adresbestand is extern op een beveiligde laptop opgeslagen bij een ander bestuurslid.
Bij het behandelen van postzendingen kunnen alle bestuursleden in principe kennis nemen van deze NAW gegevens. Zij hebben allen een geheimhoudingsverklaring ondertekend met betrekking tot deze gegevens.
De penningmeester beheert de betalingsgegevens van donateurs en belangstellenden. De overgemaakte bedragen en bijbehorende bankgegevens zijn niet digitaal opgeslagen, maar bevinden zich op papier in een afgesloten kast.
Iedere belanghebbende kan inzage krijgen in zijn eigen NAW gegevens die opgeslagen zijn. Men kan eventueel om wijzigingen verzoeken of zich afmelden:
Schriftelijk : Patrijsgang 44, 3766 XH Soest
Per e-mail : dwgsoest@hotmail.com
Telefonisch: 035 6090074
De afgemelde personen worden vervolgens meteen uit het systeem verwijderd. De NAW informatie en financiële gegevens worden niet met andere personen of instanties gedeeld. Voor het plaatsen in het jaarverslag of andere publicaties, van naam, foto en bijzondere bijdragen van privé personen wordt van te voren toestemming gevraagd.
